【職場管理】6招打造完美簡報

相信大部分打工仔，都有做過簡報的經驗，無論對象是客戶、公司高層，還是同事。不過，事前搜集和整理資料的工夫做得再好，但在簡報會上表現欠佳，便會功虧一簣。想打造一個沒有悶場的完美簡報，以下6招或許幫到你。
1. 簡介背景
簡報會的主角並非投影片，乃是講者。儘管參與者對你有點認識，出場時最好用一至兩句介紹自己的背景，以及接下來簡報的主題，這是出於基本禮貌外，亦有助參與者更易理解會議內容。
2. 一張一焦點
簡報的另一重點，在於投影片的設計。一張好的投影片，人們一看就能明白內容。就跟攝影的原理相約，每張投影片只放一個焦點，並以適當的留白來突出它。試問一張密密麻麻的投影片，誰會有心機看？另外，字型和字體方面，反而不用太花巧，清晰易見便可，最好能夠統一字型，使觀眾們看得舒服。  
3. 圖像／影片注目
很多時候，圖像比言語更能準確表達所想。舉例說，介紹新產品時，比起千言萬語，倒不如展示一張圖片、甚至影片，令觀眾瞬間便能清楚了解其特點。雖然多媒體製作需時，但往往是打破悶場的好方法，較容易令觀眾對主題留下深刻印象。
4. 多用實例說故事
做一個簡報，難以避免要處理一堆煩人的數據。除了數據，說明時亦少不了運用實例。平鋪直敍的聲線，很有可能會變成觀眾們的「安眠曲」；以略帶幽默的講故事形式，將簡報的氣氛變得人性化一點、生動一點，更能引起參與者的專注和興趣，踢走悶局。  
                    
5. 適當地重複重點
講者常有一個錯覺，就是假設別人都在專心聽你的簡報，現實是他們只有三成聽進腦內。所以，某些你認為重要的地方，需要適當地重複說明。當然，重複說明時，最好用不一樣的方式進行，例如第一次簡單說明定義，之後再用相關例子重複該重點，便能加強其印象，又可避免墮進冗長沉悶的陷阱。
6.把握「完美時間」
不少人認為，公司給你多少時間發表，只要用盡它，就是把握「完美時間」的表現。誠然，每個簡報均有不同功能和主題，所需的說明時間亦大相逕庭。假如給你15分鐘，去報告原本需要30分鐘的事，只要花點心思做「撮要」的功課便行。可是，公司給你30分鐘，去做一個可能只消15分鐘的簡報。有人會選擇大量投放資料數據去拖延時間，為的是告訴上司「我實實在在做了很多工夫」。
要記住，大家又不是學生，講不夠時間不用扣分，把你想說的重點都說完，才是最完美的時間。若然有剩餘時間，用以作討論和修正，不是更務實嗎？