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2014年8月29日 星期五

【職場管理】6招打造完美簡報

相信大部分打工仔,都有做過簡報的經驗,無論對象是客戶、公司高層,還是同事。不過,事前搜集和整理資料的工夫做得再好,但在簡報會上表現欠佳,便會功虧一簣。想打造一個沒有悶場的完美簡報,以下6招或許幫到你。
1. 簡介背景
簡報會的主角並非投影片,乃是講者。儘管參與者對你有點認識,出場時最好用一至兩句介紹自己的背景,以及接下來簡報的主題,這是出於基本禮貌外,亦有助參與者更易理解會議內容。
2. 一張一焦點
簡報的另一重點,在於投影片的設計。一張好的投影片,人們一看就能明白內容。就跟攝影的原理相約,每張投影片只放一個焦點,並以適當的留白來突出它。試問一張密密麻麻的投影片,誰會有心機看?另外,字型和字體方面,反而不用太花巧,清晰易見便可,最好能夠統一字型,使觀眾們看得舒服。  
3. 圖像/影片注目
很多時候,圖像比語更能準確表達所想。舉例說,介紹新產品時,比起千言萬語,倒不如展示一張圖片、甚至影片,令觀眾瞬間便能清楚了解其特點。雖然多媒體製作需時,但往往是打破悶場的好方法,較容易令觀眾對主題留下深刻印象。
4. 多用實例說故事
做一個簡報,難以避免要處理一堆煩人的數據。除了數據,說明時亦少不了運用實例。平鋪直敍的聲線,很有可能會變成觀眾們的「安眠曲」;以略帶幽默的講故事形式,將簡報的氣氛變得人性化一點、生動一點,更能引起參與者的專注和興趣,踢走悶局。  
                    
5. 適當地重複重點
講者常有一個錯覺,就是假設別人都在專心聽你的簡報,現實是他們只有三成聽進腦內。所以,某些你認為重要的地方,需要適當地重複說明。當然,重複說明時,最好用不一樣的方式進行,例如第一次簡單說明定義,之後再用相關例子重複該重點,便能加強其印象,又可避免墮進冗長沉悶的陷阱。
6.把握「完美時間」
不少人認為,公司給你多少時間發表,只要用盡它,就是把握「完美時間」的表現。誠然,每個簡報均有不同功能和主題,所需的說明時間亦大相逕庭。假如給你15分鐘,去報告原本需要30分鐘的事,只要花點心思做「撮要」的功課便行。可是,公司給你30分鐘,去做一個可能只消15分鐘的簡報。有人會選擇大量投放資料數據去拖延時間,為的是告訴上司「我實實在在做了很多工夫」。
要記住,大家又不是學生,講不夠時間不用扣分,把你想說的重點都說完,才是最完美的時間。若然有剩餘時間,用以作討論和修正,不是更務實嗎?

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